Leistung
Prozessautomatisierung
Prozessautomatisierung ist nicht 'wir machen das Makro fertig'. Prozessautomatisierung ist eine Strecke aus klar getrennten Schritten: Auslöser, Daten holen, validieren, transformieren, ausgeben, protokollieren, eskalieren wenn nötig. Ich baue diese Strecken so, dass jeder Schritt einzeln testbar ist und niemand raten muss, was gerade passiert.
Das Problem
Daten wandern von System A nach Excel, von dort in PDF, dann per Mail weiter. Zwischen jedem Schritt sitzt eine Person, die etwas händisch tut. Niemand kann genau sagen, wer welchen Schritt wann gemacht hat. Wenn etwas schief geht, wird im Mailverlauf gesucht.
Excel wird zur Ersatz-Software für ein eigentlich definiertes Geschäftsprozess. Workflow-Schritte stehen in Spalten 'Status' und 'Bearbeiter', die manchmal aktualisiert werden, manchmal nicht. Im Audit oder bei Wirtschaftsprüfung wird das schwierig: keine durchgehende Spur, keine Wiederholbarkeit, keine Trennung zwischen Daten und Verarbeitungs-Logik.
Was hilft: die Strecke einmal sauber denken, jeden Schritt mit klarer Verantwortung, eindeutigem Output und Logging versehen. Automatisieren dort, wo es sich lohnt. Manuell lassen, wo Entscheidung wirklich Mensch braucht.
Die Lösung
Ich zerlege Ihren Prozess in diskrete Schritte mit klaren Inputs und Outputs. Jeder Schritt bekommt einen Owner (technisch oder organisatorisch), eine Validierungs-Regel und ein Logging-Schema. Automatisierung passiert pro Schritt, nicht als Big Bang.
Technisch: Excel/VBA für die Schritte die in Office bleiben, Power Query für strukturierte Datenübergänge, Python oder n8n für API-Touches, geplante Tasks (Windows Task Scheduler oder Linux Cron) für Auslöser. Bei größeren Strecken Airflow oder Dagster als Orchestrator.
Lieferumfang: ein Flussdiagramm der Soll-Strecke, eine Verantwortlichkeits-Matrix (welcher Schritt wird von wem oder welchem System ausgeführt), die automatisierten Schritte mit Code im Git, ein Monitoring-Dashboard oder mindestens ein Logfile pro Lauf, eine Eskalations-Regel falls ein Schritt fehlschlägt.
Typische Anwendungsfälle
- ERP-Export → Validierung → Aufbereitung → PDF → Versand: eine durchgängige Pipeline statt fünf manueller Schritte
- Inbox-Verarbeitung: Mails mit Anhängen kategorisieren, parsen, in CSV/SQL ablegen, Bestätigungs-Mail zurücksenden
- Multi-Mandanten-Konsolidierung: Daten aus 3-15 Quellen einsammeln, normalisieren, in ein gemeinsames Reporting konsolidieren
- Checklisten- und Freigabe-Workflows in Excel mit Audit-Spalte, automatischer Eskalation, Statusvisualisierung
- Ad-hoc-Excel-Strecken (Datei A öffnen, Werte holen, in Datei B einfügen, an C mailen) in eine wiederholbare Pipeline überführen
- Migration eines bestehenden Wildwuchs-Prozesses in eine n8n-Pipeline oder Python-Skript, mit Coexistence-Phase
Konkreter Nutzen
- Reproduzierbarkeit: jeder Lauf ist nachvollziehbar, jeder Schritt geloggt, jede Eskalation dokumentiert
- Audit-Fitness: Wirtschaftsprüfer oder Revisor sehen eine durchgängige Spur, nicht eine Excel-Datei mit unklarer Historie
- Geringeres Fehlerrisiko: Validierung an den Übergaben fängt typische Datenfehler ab bevor sie weiterwandern
- Skalierbarkeit: ein Prozess der einmal sauber gedacht ist, lässt sich auf mehr Volumen, mehr Mandanten, mehr Abteilungen erweitern
- Übergabbarkeit: niemand mehr 'die einzige Person die das weiß'. Doku, Code, Verantwortlichkeiten dokumentiert.
So läuft die Zusammenarbeit
Prozess-Audit (1-2 Tage)
Ist-Aufnahme: Schritte, Owner, Frequenz, Pain Points, Auslöser, Outputs. Output ist ein Flussdiagramm und eine Risiko-Liste mit den schmerzhaftesten Stellen.
Soll-Design
Wie soll der Prozess aussehen? Welche Schritte automatisieren, welche bewusst manuell halten? Verantwortlichkeits-Matrix, Tooling-Entscheidung (VBA, Power Query, Python, n8n).
Inkrementelle Umsetzung
Schritt für Schritt: jeder automatisierte Schritt wird isoliert getestet, dann mit den Nachbar-Schritten integriert. Coexistence mit dem alten Prozess während der Umstellung.
Monitoring und Übergabe
Logging-Dashboard oder Logfile-Konvention, Eskalations-Regeln, Übergabe-Doku mit Schritt-für-Schritt-Anleitung für Wartung.
Häufige Fragen
Müssen wir dafür neue Software kaufen?
Oft nicht. Viele Strecken laufen mit bestehender Office-Lizenz, Power Query und einem Windows Task Scheduler. n8n ist self-hosted ohne Lizenzkosten möglich. Bei API-Limits oder spezifischen Anforderungen schlage ich konkrete Tools mit Lizenzbedarf vor, aber nie als Default.
Was, wenn sich unser Prozess ändert?
Gut konstruierte Pipelines sind modular: jeder Schritt austauschbar ohne den Rest umzubauen. Größere Änderungen laufen als kleines Folge-Paket. Bei häufigen Anpassungen sinnvoll im Retainer.
Ersetzt das unser ERP oder Workflow-Tool?
Nein. Es geht um die Schichten zwischen den Systemen: Daten aus ERP holen und für Reporting aufbereiten, Outputs zwischen Systemen austauschen, Lücken schließen die ein ERP nicht abdeckt. Wenn das ERP selbst die richtige Antwort ist, sage ich das.
Wie lange dauert es, bis eine Pipeline produktiv läuft?
Einfache Strecke (3-5 Schritte, eine Quelle): 5-10 Werktage. Mittelgroße Strecke (mehrere Quellen, Validierung, Konsolidierung): 10-25 Werktage. Mit Coexistence-Phase typisch 2-3 Wochen Parallelbetrieb.
Was passiert, wenn die Automatisierung mal nicht läuft?
Drei Mechanismen: Logging mit Zeitstempel und Fehlertyp, Eskalations-Regel (E-Mail an definierte Empfänger), und Wiederaufnahme-Fähigkeit (idempotente Schritte, sodass ein Re-Run nicht zu Doppel-Daten führt).
Passende weitere Leistungen
Prozess auditieren lassen?
Beschreiben Sie kurz die Strecke (Auslöser, Schritte, Output) oder zeigen Sie das aktuelle Excel-Wirrwarr. Sie bekommen innerhalb von zwei Werktagen eine Einschätzung mit konkretem Vorgehen.