Leistung
Interne Business Tools
Zwischen 'macht jeder selbst in Excel' und 'großes IT-Projekt' liegt das eigentliche Wachstumsfeld vieler Unternehmen: kleine interne Tools, die einen klar definierten Ablauf sauber abbilden, ohne dass dafür ein Enterprise-System lizenziert werden muss. Genau dort baue ich.
Das Problem
Was ich häufig vorfinde: eine Excel-Datei mit Makros, die in der Buchhaltung läuft. Eine zweite Excel-Datei in der Personalabteilung, die fast dasselbe macht aber leicht anders. Eine Access-Datenbank im Vertrieb, von einem Ex-Mitarbeiter. Drei kleine PHP-Skripte aus 2017, die niemand mehr versteht. Insgesamt sieben halbgare Tools, jedes mit eigener Logik, eigenem Datenmodell, eigenem Lebenszyklus.
Niemand würde diese sieben Tools heute so neu bauen. Aber sie wegzuwerfen kostet auch wieder Aufwand. Was hilft: schrittweise konsolidieren, die wichtigsten 2-3 Tools auf eine saubere Basis bringen, den Rest dokumentiert auslaufen lassen.
Die Lösung
Die Wahl des Werkzeugs hängt vom Anwendungsfall ab, nicht vom Hype. Wenn das Tool in der Office-Welt bleibt und 5-15 Nutzer hat: Excel-VBA oder Access. Wenn mehrere Abteilungen darauf zugreifen oder Webzugriff nötig ist: schlanke FastAPI- oder Flask-Anwendung mit klarem JSON-API, optional ein einfaches Web-Frontend.
Datenhaltung beginnt da, wo sie hingehört: Excel/SQLite für kleine Tools, SQL Server oder PostgreSQL für größere. Niemals zwei Sources of Truth ohne klares Sync-Konzept. Authentifizierung mit den vorhandenen Mitteln (Windows-Auth in Access, OAuth oder simple Basic-Auth bei Web). Logging ist Pflicht, nicht optional.
Lieferumfang: das Tool im Code/Git, README mit Setup und Wartungs-Konventionen, Deployment-Anleitung für Ihre Zielumgebung, optional 60 min Live-Walkthrough. Bei größeren Tools eine Backup- und Recovery-Strategie.
Typische Anwendungsfälle
- Eingabemasken für wiederkehrende Datenerfassung (z. B. Kreditorenprüfung, Vertragsregister, Kundenstamm-Pflege) mit Validierung und Audit-Spur
- Import-Pipelines: CSV/XLSX einlesen, mit Schema validieren, in Zieldatenbank schreiben, Fehler-Report generieren
- PDF-Generatoren mit reproduzierbarem Layout: Angebote, Rechnungen, Bescheinigungen aus strukturierten Daten erzeugen
- Übergabe-Tools zwischen Abteilungen: Status-Workflows, automatische Eskalation, Audit-Spalte
- Konsolidierungs-Tools: Daten aus mehreren Quellen sammeln, normalisieren, in einem zentralen Tool zusammenführen
- Mini-Web-Anwendungen mit FastAPI + HTML-Template, wenn Excel/Access zu wenig sind aber kein vollständiges Web-Projekt nötig ist
Konkreter Nutzen
- Kleine Scope, schneller Nutzen: ein erstes lauffähiges Tool nach 1-3 Wochen, nicht nach 6 Monaten Enterprise-Projektplanung
- Übergabbarkeit: Code im Git, README, klare Verantwortlichkeit. Niemand mehr 'das einzige System das nur Marco versteht'
- Wartbarkeit: ein zweiter Entwickler übernimmt das Tool in 2-4 Tagen, je nach Komplexität
- Datenqualität: Validierung am Eingang verhindert die typischen 'Excel-Eingabe-Fehler' (Datum als Text, Zahlen mit Punkt vs. Komma, Pflichtfelder leer)
- Skalierbarkeit: was als kleines Tool startet kann sauber wachsen, wenn der Bedarf wirklich größer wird
So läuft die Zusammenarbeit
Bedarf einkreisen (60-90 min)
Wer macht was wie oft? Welche Pain Points heute? Welche Eingaben, welche Outputs, welche Frequenz? Output ist eine kurze Soll-Beschreibung mit klar abgegrenztem Scope.
Architektur-Entscheidung
Excel-VBA, Access, oder Web-Anwendung? SQLite, SQL Server oder PostgreSQL? Eigenständig oder Anbindung an bestehende Systeme? Trade-Offs schriftlich.
MVP-Implementierung
Erste lauffähige Version mit dem wichtigsten Workflow. Echte (anonymisierte) Daten als Test-Set. Iteration mit dem Team.
Übergabe + optional Retainer
Code im Git, README, Deployment-Anleitung, Live-Walkthrough. Optional Retainer für Wartung und Erweiterungen.
Häufige Fragen
Brauchen wir eine richtige Datenbank oder reicht Excel?
Faustregel: bis 50.000 Zeilen und 5-10 Nutzer reicht Excel oder Access. Darüber wird SQL Server oder PostgreSQL realistisch. Bei Multi-User-parallelem Schreiben praktisch immer eine echte Datenbank, auch bei kleinen Datenmengen, weil Excel-Sperren unzuverlässig sind.
Wer wartet das später?
Drei Optionen: Sie selbst (Code im Git, Doku, ggf. kurze Schulung), Retainer mit mir, oder eine Mischung. Die Codebasis ist immer so übergebbar, dass ein zweiter Entwickler in Tagen einsteigen kann.
Kann das Tool später wachsen?
Ja, vorausgesetzt die Architektur passt zum erwartbaren Wachstum. Excel-Tools wachsen begrenzt, Access bis ca. 5 Mio Zeilen, eigene Web-Anwendung praktisch unbegrenzt. Im Architektur-Entscheid berücksichtigen wir den realistischen 3-5-Jahres-Horizont.
Was kostet ein typisches internes Tool?
Kleines Excel/Access-Tool mit klarem Scope: 5-12 Werktage, 4.000-12.000 Euro netto. Web-Anwendung mit Datenbank-Backend: 10-25 Werktage. Nach dem Bedarfs-Workshop gibt es einen belastbaren Rahmen.
Wir haben schon sieben kleine Tools im Haus. Konsolidieren oder weiterleben lassen?
Hängt vom Schmerz ab. Wenn die sieben Tools nebeneinander laufen und niemand stört: dokumentieren und weiterleben lassen. Wenn sie sich beißen oder dauernd Probleme machen: zwei oder drei davon priorisieren und konsolidieren. Niemals alle sieben gleichzeitig anfassen.
Passende weitere Leistungen
Internes Tool planen oder bestehende konsolidieren?
Beschreiben Sie den Bedarf in wenigen Sätzen oder zeigen Sie das aktuelle Excel-/Access-Wirrwarr. Sie bekommen eine Einschätzung mit konkretem Vorschlag zum Vorgehen.